Flex office :
comment bien l’aménager pour une utilisation optimale
Le flex office, ou bureau flexible, est une tendance de plus en plus prisée par les entreprises pour leurs espaces de travail, notamment grâce aux dernières mesures sanitaires et à l’augmentation du télétravail. Le flex office consiste à ne plus avoir de bureau attitré. Cela permet de venir au bureau et de s’installer où on le souhaite : dans un open space, un espace de convivialité, un espace de concentration, une salle de réunion… L’objectif de la mise en place du flex office est une optimisation des espaces et des superficies, mais c’est également une façon de proposer aux collaborateurs une diversification des positions de travail. Encore faut-il bien le penser avant de le mettre en place : découvrez ci-dessous les questions à se poser pour mettre en place le flex office dans sa société.
Avons-nous suffisamment d’espaces actuellement ?
L’idée n’est pas de densifier les espaces de travail mais d’organiser l’espace pour l’adapter à ses nouvelles fonctions, avec des benchs plutôt que des bureaux individuels et en proposant du mobilier diversifié.
Faut-il revoir notre cloisonnement ?
Si vous avez uniquement des bureaux individuels fermés et une grande salle de réunion, il faudra revoir vos plans de cloisonnement pour aménager des espaces adaptés, créer des open spaces et des espaces de travail informels. Les espaces informels peuvent être des lieux mixtes et partagés avec des espaces de détente type cafétéria, en proposant une autre façon de travailler avec un mobilier bas (canapés, banquettes et fauteuils).
Devons-nous prévoir des rangements ou en supprimer ?
Il est indispensable de prévoir dans votre agencement des emplacements pour installer des casiers : dans le hall d’accueil ou bien disséminés sur l’ensemble de votre plateau de bureaux, des casiers doivent être mis en place afin de permettre à vos salariés d’y déposer leurs affaires personnelles en toute sécurité. A code, à clé ou à badges, de différentes couleurs et matériaux, plusieurs solutions existent et peuvent s’intégrer dans votre décoration.
Devons-nous prévoir des équipements de visioconférence ?
Oui, ainsi les managers pourront travailler avec les salariés en télétravail sans avoir à passer leurs appels dans l’open space.
Que devons-nous prévoir dans les espaces ?
Dans un premier temps, ne prévoyez pas uniquement des bureaux : dans l’idéal de différentes tailles, plusieurs espaces doivent permettre à un salarié de s’isoler pour téléphoner ou à un manager d’effectuer une réunion en face à face, sans avoir à réserver la grande salle de réunion, trop grande et inadaptée. Des espaces de réunions informelles ou des phones boxes peuvent être prévus dans votre agencement.
Mes salariés sont-ils prêts ?
Avant de mettre en place le flex office, consultez plusieurs collaborateurs, quitte à demander des volontaires pour être les ambassadeurs du changement. Ils remonteront les informations quant aux contraintes qu’ils craignent et verront votre aptitude à y apporter des solutions.
